3 conseils sur le sirétage d’un fichier professionnel

3 conseils sur le sirétage d’un fichier professionnel

Définir les objectifs de traitement

Avant toute sirétisation il est nécessaire d’identifier l’objectif souhaité de cette opération. Il peut s’agir par exemple de nettoyer votre base de données BtoB, en identifiant les sociétés fermées et celles qui ont déménagées. Nettoyer sa base s’avère important avant toute opération d’emailing pour ne pas prospecter des contacts inaccessibles.

Le but de la sirétisation peut être aussi d’enrichir et de vérifier les données de votre fichier client existant. En rapprochant votre entreprise de la base INSEE, celle-ci se verra attribuée un code SIRET, propre pour chaque établissement des entreprises. Ce code permettra donc le traitement RNVP afin de contrôler, corriger et normaliser les adresses postales. Enrichir son fichier permet donc d’adresser des courriers postaux aux entreprises ouvertes uniquement.

Aussi, parmi les nombreuses données enrichies on retrouve le numéro de TVA intracommunautaire. C’est un numéro d’identification individuel attribué aux entreprises assujetties à la TVA et domiciliées en Union Européenne, indispensable pour les relations commerciales avec des sociétés étrangères !

La sirétisation peut servir à plusieurs services d’une entreprise, que ce soit la comptabilité, le marketing ou encore la DSI.Chaque service aura besoin d’informations propres pour travailler sur des listings à jour.

Enfin, la sirétisation peut aussi être utilisée comme étape préalable à la mise en place d’un logiciel de gestion. Un assainissement est alors requis afin d’injecter des données complètes et propres. Si les logiciels sont déjà en place, on parlera alors de mise à jour de votre CRM ou autres outils de la relation client.

>> En savoir plus sur ce qu’est la sirétisation <<

Bien préparer les données du fichier à sirétiser

Sirétiser un fichier professionnel ça se prépare, il faut donc veiller à quatre choses :

– Regrouper un maximum de données via les différents morceaux de vos fichiers existants (CRM, fichier excel, base de données de votre site web, logiciel compta, etc.). Ce travail de regroupement de données en amont permettra de traiter un maximum d’entreprises.

– Supprimer les lignes qui ne permettent pas de matcher les entreprises à la base SIRET de l’INSEE. Il peut s’agir par exemple d’entreprises n’ayant pas d’adresse ou encore des particuliers.

– Dissocier et distinguer les entreprises domiciliées en France des entreprises étrangères. Il peut être judicieux de rajouter une colonne pays dans votre fichier pour bien faire le distinguo. Certains prestataires ne sont pas en mesure d’analyser et d’enrichir les données étrangères, vous pourrez alors les dissocier et les laisser « de côté ».

– Bien mettre sa clé interne pour pouvoir s’y retrouver après le traitement (numéro tiers, numéro client, id). Sans clé, comment pourrez-vous relier et mettre à jour les enregistrements ?

Préparer la restitution du fichier sirétisé

Avant même de se lancer dans cette opération de sirétage, il est important d’impliquer l’ensemble des salariés concernés par cette dernière. S’il s’agit d’un grand projet SI, n’hésitez pas à créer une équipe projet dédiée à cette tâche et guidée par un calendrier pour une meilleure organisation. Cette équipe pourra donc préparer les ressources internes nécessaires à l’intégration des données enrichies.

Pour bien préparer la restitution du fichier, vous pouvez demander un dessin d’enregistrement du fichier restitué à votre prestataire et réfléchir aux informations essentielles, secondaires et inutiles.

Si le volume data est important alors prévoyez un test avant de sirétiser la totalité de votre fichier.

Une fois le fichier enrichi en votre possession, nous vous conseillons de commencer l’intégration par un premier échantillon des nouvelles données. Puis si ces données ont été ajoutées correctement, pour pouvez ensuite procéder à l’intégration du reste du fichier.

Il arrive également que le prestataire de sirétisation identifie des enregistrements comme « douteux ». Cela signifie qu’il n’y a eu qu’un match partiel, et qu’il faudra vérifier la data manuellement. C’est par exemple le cas lorsque la raison sociale retrouvée n’est pas suffisamment proche de la raison sociale en entrée.

Business Link se tient à votre disposition pour toute demande de sirétisation. Vous pouvez nous contacter dès maintenant via notre formulaire de contact ou par téléphone au 03 59 057 053.

 

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